Al menos por estos lares, los ciudadanos andamos preocupados, cuando no patidifusos, al observar algunas de las costumbres en determinadas esferas de la administración pública, o en sus aledaños. Por ejemplo, nos enteramos de que se formatean ordenadores o se destruyen discos duros cuando alguien abandona su cargo y es sustituido por otra persona. Los historiadores añadimos a lo anterior otra desazón adicional, la que supone ver esfumarse determinados documentos, de modo que a quienes nos sucedan en la disciplina les aventuramos un arduo trabajo para reconstruir determinados comportamientos y acciones, algo que solo harán indicialmente, en caso de que sea posible. Parece ser, pues, que nuestros gobiernos desean que lo archivado sea solo lo políticamente correcto y aseado. Y uno se pregunta cómo manejan nuestros responsables toda la documentación digital que generan, qué y cómo preservan.

Viene esto al caso al leer un reciente informe del Information and Privacy Commissioner de Ontario, Canada. En aquel alejado país, alguien tuvo a bien quejarse de que el responsable de la Oficina de un antiguo ministro, de la energía, tenía por práctica diaria eliminar sus mensajes de correo electrónico.  Si se tiene en cuenta que dicha persona participaba en la cancelación y reubicación de las plantas gasísticas se entenderá quizá su comportamiento y lo improcedente del mismo. En fin, de ello ha resultado un excelente informe, conocido a principios de nuestro verano, el cual recomienda revisar las prácticas de gestión de correo electrónico en los ministerios y el gobierno en general.  Es decir,  existen polìticas sobre cómo preservar determinados documentos digitales, dada su fugacidad.

En fin, conecto todo lo anterior con la interesante noticia que publica Vanessa Varin (“Cataloging for the Future: NARA on Archiving Federal E-mail Records) en el blog de la AHA. Interesante y alejada de lo que se hace por aquí. Veamos:

Hemos recorrido un largo camino desde que Raymond Tomlinson enviara el primer e-mail  exploratorio en el año 1971. Jugando con ARPANET, un subproducto del Departamento de investigación para la  Defensa en las redes informáticas, Tomlinson quería ver si podía enviar un mensaje de texto básico entre distintas computadoras. Al elegir el signo “@” para conectar un nombre de usuario a la dirección de destino, Tomlinson fue capaz de enviar lo que se considera uno de los primeros mensajes de correo electrónico de la red. El resto, como dicen, es historia.

En unas pocas décadas, el correo electrónico se ha convertido en fundamental para la forma en que nos comunicamos, tanto personal como profesionalmente. Según Mashable, a diario se envían en todo el mundomás de 144 mil millones de e-mails, de los que 89 mil millones son considerado de negocios y 55 mil millones, personales. El correo electrónico ha dejado una marca indeleble en cómo los seres humanos se comunican, y ahora es el momento de considerar cómo vamos a preservarlos.

A finales de agosto, los National Archives and Records Administration (NARA) publicaron un boletín de orientación con una guía para los jefes de las agencias federales que administran registros de correo electrónico. La propuesta “Capstone” es un esfuerzo de los NARA por “evaluar cómo las agencias han utilizado diversos repositorios de correo electrónico para gestionar los registros de correo electrónico”. Capstone está diseñado para crear un sistema universalmente aplicable por parte de los jefes de las agencias para determinar cómo filtrar y finalmente preservar los documentos de correo electrónico. Tal como está ahora, las agencias federales manejan sus propios sistemas de correo electrónico, y establecen sus propias normas de preservación. La adopción del enfoque Capstone permitirá a las agencias federales  cumplir con una directiva de la Casa Blanca de 2012 que exige que  gestionen electrónicamente los registros de correo electrónico antes del 31 de diciembre de 2016.

Actualmente, la gestión de los registros federales se basa en estrategias de archivo del tipo de “print and file” o “click-and-drag” (donde un correo electrónico se mantiene en forma electrónica). Según Arian Ravanbakhsh de la Office of the Chief Records Officer, “estas soluciones, especialmente la de print and file, donde las personas tienen que imprimir el email (una metadato asociado) y archivar ese papel con sistemas apropiados de mantenimiento de registros  obviamente está sujeto a gran variedad de errores de los usuarios”. Por el contrario, el enfoque Capstone solicita a las agencias federales que identifiquen al personal clave y designa cuentas Capstone (que utilizan los sistemas de correo electrónico existentes dentro de la agencia), que captarán los correos electrónicos como registros permanentes. Capstone captura no solo los registros permanentes a archivar, sino también los metadatos y adjuntos pertinentes. En resumen, el enfoque de NARA no sólo liquidaría los registros de correo electrónico impresos que se emplean actualmente, crearía una estrategia más uniforme para archivar los registros de correo electrónico en todo el gobierno federal.

Corresponde a cada agencia federal adoptar la opción Capstone. Según Ravanbakhsh, es demasiado pronto para decir cuántos organismos aplicarán la estrategia. Indica que los NARA han percibido un considerable interés en el asunto por parte de muchos organismos, algunos de los cuales han firmado para la formación  adicional patrocinada por los NARA.

Nuevas fronteras presentan nuevas oportunidades y nuevos retos para los historiadores. Si NARA es capaz de poner en práctica una estrategia de amplia aplicación para gestionar y conservar los registros de correo electrónico ¡hoy, el historiador del futuro podrá aprovechar los beneficios de un tesoro de nuevos registros, en los que se podrá buscar. Por supuesto, esto requiere nuevas metodologías para manejar cantidades tan grandes de conjuntos de datos, lo que podría significar una confianza aún mayor en las nuevas bases de datos y las técnicas de software asociadas con el movimiento de los datos masivos.

Pero hay muchas preguntas que aún siguen sin respuesta. ¿Cómo cada agencia federal determinará quiénes y cuántos administradores tendrán cuentas Capstone? ¿La estrategia Capstone finalmente filtrará los niveles inferiores del personal federal? El modelo Capstone es una estrategia de arriba hacia abajo para registrar y preservar, que considera dignas de preservacióncon unas pocas cuentas administrativas de correo electrónico. Este enfoque, si bien es una opción más manejable para los archiveros con exceso de trabajo, ignora el valor potencial de los registros producidos por el personal de nivel inferior. Para los historiadores que valoran el enfoque de abajo hacia arriba en  historia, esta estrategia de archivado tiene algunas ramificaciones potencialmente dañinas.

Es por estas razones que los historiadores deben estar involucrados desde el principio en el proceso. El material de archivo es el lazo que une al archivero y al historiador, y es importante mantener una línea abierta de comunicación entre los dos grupos para superar la “archival divide“. En particular, en proyectos como Capstone que tienen consecuencias a largo plazo para nuestra investigación, los historiadores tienen que estar al tanto de la labor de los archiveros y de cómo se están formulando las estrategias de archivo. NARA solicita con frecuencia comentarios del público y comentarios sobre estrategias como la de Capstone, y es vital que los historiadores se unan  de inmediato con los archiveros en esta fase del proceso y dejen su sello. (…).

© 2012–2013 American Historical Association

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